Mantendo o ritmo no caos: uma gestão simplificada da conformidade

Na medida em que as organizações expandem sua atuação para novos mercados, segmentos e cenários regulatórios, a gestão da conformidade se torna mais complexa e crucial do que nunca. Acompanhar a evolução dos requisitos regulatórios ao mesmo tempo em que os negócios se expandem pode parecer um desafio impossível. Para isso, as empresas precisam de ferramentas que ajudem a simplificar, otimizar e fortalecer seus programas de conformidade. A OneTrust enxerga os desafios enfrentados por essas organizações de forma ampla.

A abordagem multiescopo da conformidade ajuda a administrar essa complexidade ao proporcionar novos níveis de eficiência, precisão e visibilidade às equipes que supervisionam a conformidade em ecossistemas dinâmicos. Com a eliminação de fluxos de trabalho redundantes e o aprimoramento da governança de controles e da geração de relatórios de conformidade, as empresas podem cumprir os requisitos locais e globais de forma confiável, sem sacrificar a agilidade operacional.

O desafio da conformidade: complexidade, redundância e uso excessivo de recursos

Os profissionais responsáveis pela conformidade enfrentam um paradoxo familiar, porém frustrante: embora os requisitos regulatórios e de auditoria sejam abordados com base nas mesmas informações, a forma como eles são gerenciados é muitas vezes desconectada e conflitante.

Na preparação para auditorias ou na apresentação de relatórios às partes interessadas, as equipes têm dificuldades com:

• Controles duplicados em meio a estruturas e unidades de negócios;
• Visibilidade fragmentada entre diferentes sistemas, ativos e jurisdições;
• Uso excessivo de recursos na coleta de evidências;
• Fluxos de trabalho manuais e repetitivos, que geram sobrecarga.

As empresas precisam de ferramentas que as ajudem a romper silos e adotar uma abordagem mais unificada, eficiente e contínua para a gestão da conformidade.

Como funciona a conformidade multiescopo

A plataforma OneTrust ajuda as empresas a ampliar a escala das ações de conformidade, começando pela construção de um reflexo da organização. Isso pode ser feito por meio de um inventário simples de produtos e serviços – para aplicação e monitoramento de marcos como o SOC2 – ou de um inventário mais amplo do ecossistema de negócios – a fim de mapear o sistema de gestão de segurança da informação em relação a diferentes entidades, ativos, processos e fornecedores.

Em sua essência, a conformidade multiescopo dá às organizações a capacidade de gerenciar a conformidade de forma abrangente ou com precisão direcionada. Essa abordagem permite que as equipes implementem, monitorem e comuniquem a conformidade de diferentes itens de inventário, sistemas e unidades de negócios sem trabalho redundante ou conflito de requisitos.

A abordagem apresenta algumas qualidades diferenciais:

Iniciativas para múltiplos inventários

A definição do escopo e a implementação de iniciativas de conformidade podem ocorrer na organização como um todo ou em subconjuntos específicos – por exemplo, unidades de negócio, escritórios regionais ou conjuntos de ativos críticos. As equipes obtêm visibilidade e responsabilidade dentro de uma única iniciativa.

Flexibilidade de aplicação

Os controles são aplicados com precisão em todos os inventários dentro do escopo, por meio de uma implementação adaptada para refletir particularidades locais e manter o alinhamento aos requisitos globais. Diferentes obrigações de conformidade são assim equilibradas sem sobrecarregar as equipes ou enfraquecer os controles.

Controles compartilhados

A implementação de controles compartilhados é feita uma única vez em vários inventários. Isso elimina redundâncias e promove a consistência, reduzindo os custos operacionais e simplificando a coleta de evidências para requisitos comuns – como gestão de acesso, estabelecimento de políticas de proteção de dados e criptografia.

Com a conformidade multiescopo, as empresas podem:

• Produzir relatórios com mais rapidez e precisão em relação a diferentes estruturas de conformidade e unidades de negócio;
• Simplificar a coleta de evidências, ao centralizar o monitoramento e reduzir as solicitações internas;
• Aprimorar o alinhamento operacional entre as equipes de conformidade, segurança e negócios;
• Otimizar a alocação de recursos, concentrando os esforços onde eles são mais necessários.

Ao preencher a lacuna entre os relatórios de conformidade e a gestão de controles operacionais, a abordagem multiescopo transforma a conformidade em uma vantagem estratégica e escalável.

Conformidade multiescopo na prática

A conformidade multiescopo pode gerar impacto imediato em diferentes cenários.

Quando uma empresa expande suas operações internacionalmente, os requisitos de conformidade podem variar significativamente, de acordo com a região ou a regulamentação. A conformidade multiescopo permite as seguintes ações:

• Aplicação de controles mais rigorosos onde é necessário, mantendo políticas mais flexíveis em outras áreas;
• Iniciativas voltadas a requisitos técnicos específicos, como a criptografia de dados em repouso e a restrição de transferências de informações associadas a determinados ativos ou áreas da empresa;
• Supervisão da conformidade em todo o ecossistema de negócios, ao mesmo tempo em que novas regiões são avaliadas com aplicabilidade prescritiva.

A simplificação de controles compartilhados ou específicos para determinados ativos também faz com que eles sejam mais visíveis em todo o ecossistema de tecnologia da empresa. Alguns controles, como políticas de senhas ou de acesso, são aplicados amplamente ou controlados de forma centralizada. Outros, como configurações técnicas vinculadas a aplicativos e sistemas específicos, exigem implementação local.

A conformidade multiescopo permite que as organizações:

• Gerenciem controles compartilhados uma só vez, aplicando-os de forma universal a todas as unidades de negócios;
• Monitorem controles técnicos exclusivos nos casos em que as configurações específicas do sistema exigem que o monitoramento e a coleta de evidências sejam regulares e isolados;
• Reduzam o trabalho redundante e preservem o detalhamento necessário para garantir a conformidade técnica.

A coleta de evidências pode ser uma das atividades mais demoradas da gestão de conformidade. A conformidade multiescopo melhora a capacidade de:

• Monitorar controles de forma centralizada ou em áreas específicas da empresa;
• Coletar dados de conformidade de forma eficiente e precisa, acelerando a geração de relatórios e fundamentando a gestão de riscos;
• Preparar o terreno para a automação das atualizações de conformidade e da produção de relatórios, conforme o programa ganha maturidade.

As exigências regulatórias não dão sinais de desaceleração, assim como os negócios. A conformidade multiescopo dá aos líderes de conformidade, gestão de riscos e segurança cibernética a capacidade de ir além da gestão fragmentada e manual, adotando um modelo coeso e escalável que acompanha o crescimento e as mudanças.

Solicite uma demonstração e conheça os recursos da solução Tech Risk & Compliance da OneTrust que viabilizam a abordagem multiescopo.